不断建立和完善各项管理和服务制度，并严格按工作规程和规范开展工作，这是减少诉的关键环节。
加强与业户的联系与沟通，经常把有关的规定和要求通过各种渠道传达给业户，使业户理解、支持和配合，这是减少投诉的重要条件：
1、应积极通过联谊等形式，开展社区文化建设，促进与业主的交流。从而可以消除与主之间的感情隔阂，使业主对物业管理公司有定信任度。
2、可通过公告栏、信箱、简讯、走访、业主大会等形式，宣传物业管理中的规定和要求，从而使业户理解和支持管理公司的工作。
3、物业管理公司应采取问卷调查、回访等主动的信息沟通方式，了解业户需求解决业困难。从而减少业户的消极投诉。
物业公司应利用各种形式加强对物业从业人员的培训，提高员工的服务意识、服务技能以及预见能力,这是减少投诉的保证。
物业管理服务的过程往往是“生产”与“消费”同步完成的。因此，每位员工的服务都有一定的不可补救性，业户对某位员工的恶劣态度所产生的坏影响，会延及整个管理公司。所以减少投诉应加强员工培训，不仅培养员工使用规范用语、进行规范操作的能力，还要培训员工的灵活服务技巧和应变能力，更要加强员工的服务意识和职业道德教育，并配以奖惩机制，从而督促、激励员工提供优质服务。
加大巡视检查力度,及时发现和解决问题，把事态控制在萌芽状态。这是减少投诉的根本。因此加强日常管理、防患于未然、通过巡视检查等手段，可以尽量减少事故发生;加强管理中的各个环节、杜绝管理中的漏洞，从而使管理趋于“零缺点”或“无缺陷”的尽善尽美状态。
不断适应社会的发展、寻找新的服务方式和方法是减少投诉的前提。即使业户对物业管理公司当前的服务“非常满意”，也并不意味着管理公司可以停滞不前。因而如果物业管理公司不进行创新，即使保持持久的服务优势和质量，还是会招致业户的不满。因此物业管理公司应注重研究业户的潜在需要，并具超前的思维创新，从而提供更完善的管理和更便利的服务，才能获得业户的满意和支持，减少投诉的发生。
